Si vous êtes avocat, vous avez forcément besoin de savoir organiser votre agenda professionnel. Que vous exerciez en droit commercial, en droit civil, en droit immobilier ou en droit des affaires, l’organisation de votre journée de travail, surtout dans les métiers du juridique, est un élément clé. Une bonne organisation vous fera gagner du temps et vous permettra de prendre plus vite contact avec vos clients. Organiser vos rendez-vous n’est pas compliqué. Aujourd’hui, à l’ère du numérique, il existe plusieurs outils de management qui répondent à ces exigences : les plannings en ligne pour avocat pour les agenda professionnels. Éviter le stress vous aidera à être plus productif, et cela passe par une bonne gestion de votre temps. Avocats, quelles sont les astuces pour organiser votre agenda professionnel ?
Quels sont les avantages d’un agenda professionnel ?
En tant qu’avocat, vous êtes amenés à gérer plusieurs choses dans votre quotidien, dont :
- De nombreux dossiers qui demandent toute votre concentration.
- Des mails de vos clients ou prospects.
- Des factures de vos honoraires.
- Des conclusions à rédiger.
- Des pièces juridiques à examiner.
- Des tâches relevant du côté marketing de votre cabinet d’avocats.
Vos clients ont des difficultés à vous joindre pour récapituler l’état de leur dossier parce que votre secrétariat est constamment sollicité pour des demandes de renseignements des justiciables ? Vous perdez sans doute du temps sur des tâches chronophages. Souvent, vos interlocuteurs veulent connaître vos disponibilités pour organiser repas d’affaires, réunions ou debriefs de dossiers ?
Si votre planning n’est pas à jour, votre organisation personnelle en pâtit et vous multipliez les demandes d’informations de la part de votre clientèle. De plus, si vous avez besoin d’obtenir un renseignement sur un dossier en cours d’instruction mais que vous n’y avez pas accès depuis les locaux de votre clientèle, il devient compliqué pour vous de vous organiser.
Vous vous retrouvez à perdre du temps durant la rédaction et l’intégration de vos comptes rendus d’audience dans plusieurs programmes, peu adaptés à votre métier d’avocat ?
Dans tous ces cas de figure, en vous munissant d’un agenda en ligne, vous trouverez une solution rapide, efficace pour gagner du temps et gagner en productivité ! Grâce à un agenda connecté, vous pouvez partager plus simplement l’information à vos collègues avocats en cabinet. Vous pouvez tout paramétrer, et autoriser l’accès à vos confrères.
Déléguer vos rendez-vous est également une bonne idée pour gagner du temps. De plus, vous pouvez accéder à votre agenda peu importe où vous vous trouvez. En déplacement, les notifications vous avertiront d’évènements approchant, ou d’urgences à traiter.
Comment prioriser mes tâches ?
Un agenda professionnel est une excellente méthode de travail pour prioriser vos tâches. En cas d’annulation ou de reprogrammation d’un rendez-vous professionnel, vous serez prévenus. Cela évite d’autre part le stress pouvant provenir d’une mauvaise organisation.
Ainsi, le transfert d’information est fluide, que ce soit entre vous et vos collègues ou entre vous et vos clients. Développez du même coup votre relation client grâce à un agenda performant ! Vos clients auront une réponse rapide, fiable et en direct à vos différentes questions grâce à ce dispositif.
Il existe une multitude de logiciels d’agendas en ligne, tel que PracticePanther, Legal software, etc.
- Créer un agenda professionnel pour gérer vos audiences, vos évènements, vos déplacements, vos rendez-vous clients.
- Améliorez votre productivité et votre gestion du temps grâce à un agenda.
- Vous pouvez partager votre agenda avec vos collaborateurs.
Comment créer un agenda collaboratif du cabinet ?
On vous l’a dit, avoir un agenda personnel est très important pour vous. Mais, ce qui est encore plus pertinent est d’avoir un agenda partagé. En effet, avoir un agenda partagé avec vos collègues présente de nombreux avantages. Pour vous, cela vous permet :
- D’améliorer la gestion du temps de votre cabinet d’avocats.
- D’augmenter la qualité de la communication avec vos collaborateurs.
- De pouvoir mieux organiser vos rendez-vous clients.
- De ne pas empiéter les uns sur les autres.
Améliorer votre qualité de vie et votre productivité est essentiel. Si vous organisez bien un agenda collaboratif, vous serez plus au fait de l’activité juridique de votre cabinet. Pour bien gérer vos rendez-vous professionnels, il est fondamental d’assurer un suivi régulier de vos clients. Vous pourrez noter les évènements importants le concernant dans votre agenda.
- Tenez-vous informés de l’activité juridique de votre cabinet.
- Assurez un suivi régulier de vos clients dans votre agenda professionnel.
Comment contrôler les paramètres de mon agenda ?
En tant que professionnels de droit, avocats, huissiers, etc., vous avez souvent un agenda fluctuent, en fonction de vos audiences, de vos rendez-vous, de vos convocations, dont la durée peut être très aléatoire. Un agenda présente plus d’avantages que sa version papier. En plus d’être un outil plus moderne, avec plus de fonctionnalités, il vous fait gagner du temps. Grâce à lui, gérez les confirmations par SMS, votre secrétariat à distance, etc.
A vous de définir les multiples paramètres que permet la prise en main d’un agenda, dont :
- les plages horaires disponibles où vous pouvez prendre des rendez-vous,
- leur durée,
- le nombre de rendez-vous que vous pouvez prendre en une journée,
- Des accès au calendrier, groupés.
Vous pouvez aussi voir votre agenda, souvent, sur plusieurs logiciels, sur votre mobile, ce qui représente un gain de temps immense.
Imaginez-vous la scène suivante. Vous êtes en plein déjeuner professionnel et vous êtes assailli par un doute terrible sur l’heure d’un rendez-vous client de l’après-midi. Grâce à un agenda qui est aussi connecté sur votre mobile, vous pouvez consulter, en toute discrétion, votre calendrier et mettre fin à cette source de stress. Être moins stressé grâce à une meilleure organisation de votre emploi du temps est primordial. Cela augmente votre qualité de vie et vous serez beaucoup plus sereins au fil de votre journée de travail.
Penser aussi à prioriser vos tâches sur votre agenda, qui peut prendre la forme d’une to-do list de choses à faire, peut être intéressant pour vous. Toutes ces petites astuces vous permettront de travailler plus sereinement et de gagner du temps sur vos priorités numéro 1.
- Maîtriser votre temps de travail grâce à un agenda connecté c’est augmenter votre productivité.
- Partagez votre agenda professionnel avec vos collègues de cabinet.
- Communiquez plus efficacement au sein de votre cabinet.
