L’utilisation de la visioconférence est de plus en plus courante dans tous les secteurs. Les avocats français n’y échappent pas et c’est finalement très utile. Quels sont les avantages de la visioconférence pour les avocats ? Comment la mettre en place dans son cabinet ? Quel avenir pour cette fonctionnalité ? Toutes les réponses ci-dessous !
Quels sont les avantages de la visioconférence pour l’avocat ?
La visioconférence présente plusieurs avantages significatifs pour les avocats français, ce qui explique son intérêt croissant au sein de la profession. Voici quelques-uns des principaux avantages :
Mobilité et gain de temps :
Les avocats sont souvent amenés à se déplacer pour rencontrer leurs clients, se rendre aux audiences ou participer à des réunions. La visioconférence permet aux avocats de réduire ces déplacements, ce qui se traduit par un gain de temps considérable. Ils peuvent ainsi consacrer davantage de temps à la préparation de leurs dossiers et à la recherche juridique.
Communication facilitée :
La visioconférence offre un moyen de communication en temps réel avec les clients, les confrères et les tribunaux. Les avocats peuvent organiser des réunions virtuelles pour discuter de détails importants, expliquer les procédures légales à leurs clients ou collaborer avec d’autres avocats sur un même dossier. La communication sera moins qualitative qu’en physique mais restera nettement mieux qu’au téléphone ou par mail.
Meilleure gestion des dossiers :
La visioconférence facilite la collaboration entre avocats travaillant sur un même dossier, même s’ils sont géographiquement éloignés. Ils peuvent partager des documents, discuter de stratégies, et coordonner leurs efforts de manière efficace. Cela améliore la gestion globale des dossiers et contribue à une meilleure défense des intérêts des clients.
Réduction des frais :
L’utilisation de la visioconférence réduit les dépenses liées aux déplacements, notamment les frais de transport, d’hébergement et de restauration. Cela permet aux cabinets d’avocats de réaliser des économies significatives tout en maintenant un niveau élevé de service à la clientèle.
Flexibilité :
La visioconférence offre une flexibilité précieuse en permettant aux avocats de planifier des réunions en fonction de leurs emplois du temps chargés. Ils peuvent également organiser des consultations virtuelles en dehors des heures de bureau, ce qui peut être particulièrement pratique pour les clients ayant des contraintes horaires.
Comment mettre en place la visioconférence pour son cabinet d’avocat ?
L’intégration de la visioconférence au sein d’un cabinet d’avocats est simple mais nécessite quelques démarches pour garantir une communication fluide et sécurisée. La première étape consiste à évaluer les besoins spécifiques du cabinet. Il est essentiel de déterminer l’objectif de la visioconférence. Une compréhension claire des besoins du cabinet orientera le choix de la meilleure solution.
Le choix de la plateforme de visioconférence est une décision cruciale. Il existe diverses options, comme Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ou Justifit… Il est impératif de sélectionner une plateforme fiable, sécurisée et compatible avec les exigences de confidentialité requises par la profession d’avocat.
Une fois la plateforme choisie, il est temps d’investir éventuellement dans du matériel. Bien sûr, cela dépendra de votre niveau d’exigence et de la qualité des équipements déjà en votre possession. Les ordinateurs et téléphones récents sont déjà de bonnes qualités. Sinon, vous pouvez acheter une webcam de qualité, un microphone performant, voire un casque pour une expérience audio optimale. La stabilité et la rapidité de la connexion Internet sont également des éléments essentiels pour garantir des appels vidéo de haute qualité.
La sécurité des données et des communications est une préoccupation majeure dans le domaine juridique. Il est donc nécessaire de mettre en place des politiques de sécurité rigoureuses. Cela inclut l’utilisation de mots de passe pour les réunions, la désactivation de fonctionnalités non nécessaires, et la sensibilisation des utilisateurs aux risques liés à la visioconférence.
Pour une intégration efficace, assurez-vous que la plateforme de visioconférence peut s’intégrer facilement avec d’autres outils de travail déjà en place : systèmes de gestion de dossiers clients ou les calendriers électroniques. Une bonne intégration facilite la planification et la gestion des rendez-vous. Chez Justifit, la visioconférence est intégrée à la proposition de rendez-vous avec tous vos clients, qu’ils proviennent de Justifit ou d’ailleurs. Vous pourrez donc suivre l’historique par client de vos appels en visioconférence.
Il est essentiel d’effectuer des tests préliminaires avant d’utiliser la visioconférence pour vos rendez-vous. Ces tests permettent de vérifier la qualité de la vidéo et du son, de s’assurer que les connexions sont stables, et de se familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme.
Une évaluation continue est importante pour mesurer l’efficacité de l’utilisation de la visioconférence dans votre cabinet d’avocats. N’hésitez pas à sollicitez l’avis de votre équipe et de vos clients. Cela permettra d’identifier les pistes d’amélioration pour répondre au mieux aux besoins de tous les acteurs impliqués.
Vers une démocratisation de la visioconférence pour les audiences ?
Si cela existe déjà dans d’autres pays comme aux USA, la visioconférence lors d’audiences n’est pas encore développée en France. Pour cause ? L’utilisation de la visioconférence dans les plaidoiries judiciaires suscite de nombreux débats malgré une avancée significative décennies après décennies.
Il faut remonter à la deuxième moitié des années 1990 pour voir apparaître l’utilisation de la visioconférence en France. Le but était alors de résoudre des problèmes judiciaires locaux à Saint-Pierre-et-Miquelon. L’idée avait émergé lorsque qu’un avocat parisien avait remis en question l’impartialité d’un juge (le seul sur l’île) intervenant à la fois en première instance et en appel, ce qui avait conduit à sa récusation. La Chancellerie avait alors dû relever ce défi particulier tout en maintenant le service public de la justice française en conformité avec les normes du procès équitable. Plutôt que de réformer la carte judiciaire ou d’augmenter le nombre de magistrats sur place, la solution retenue fût de confier l’appel à la Cour d’appel de Paris. Cependant, cela s’avéra coûteux et imprévisible en raison des conditions climatiques. L’utilisation novatrice de la visioconférence pour les audiences entre Paris et Saint-Pierre-et-Miquelon avait alors commencé.
Autre moment clé de l’apparition de la visioconférence en France : la période de confinement liée au Covid-19. Cette pandémie a contraint les tribunaux à envisager sérieusement cette option. Certains l’ont même mis en pratique comme c’est le cas du Tribunal de commerce de Paris. Par ailleurs, pour communiquer avec des détenus qui ne pourraient être présents pour des raisons géographiques (cela vaut aussi pour des témoignages), la visioconférence est possible. Cela reste des cas relativement rares.
Pourquoi n’est-ce pas davantage utilisé ?
La visioconférence lors des audiences présenterait de nombreux avantages. Cela serait sans aucun doute un gain de temps précieux pour les avocats puisque leurs déplacements seraient nettement réduits. Cependant les inconvénients ne manquent pas.
Parmi ces points négatifs : la suppression du temps d’attente propice aux échanges informels entre avocats et donc au réseautage, mais aussi une intelligibilité des parties dépendante d’une bonne connexion. Par ailleurs, la publicité des audiences pourrait également être compromise (même si la Cour de cassation a expérimenté la retransmission en direct de ses audiences en mars 2023). Attachés à l’image traditionnelle de plaidoirie itinérante, les avocats pourraient résister à cette évolution. Enfin, la question financière liée aux substitutions d’avocats locaux pourrait devenir un obstacle.
Finalement, bien que la visioconférence offre des avantages indéniables, son adoption généralisée dans le domaine juridique reste incertaine en raison de ces nombreux défis et préoccupations. Sa démocratisation ne se fera pas à court terme.
Utiliser Justifit pour la visioconférence ?
Si vous êtes client de Justifit, vous pouvez utiliser l’outil de visioconférence inclus dans votre abonnement. Ce service sécurisé est disponible pour tous vos clients. Qu’ils proviennent de Justifit ou d’ailleurs, vous pourrez donc effectuer des rendez-vous en visioconférence en toute simplicité.
Vous n’êtes pas client et souhaitez en savoir plus :
En conclusion, l’utilisation au quotidien de la visioconférence représente sans aucun doute un atout pour les avocats. Cependant, cela demande une certaine préparation afin de garantir la confidentialité et la qualité de vos échanges avec votre clientèle. Enfin, si ce mode de communication s’avère très pratique, sa démocratisation dans les champs d’action de l’avocat semble encore lointaine.
LE LIVRE BLANC :
« Le Guide de l'avocat connecté »
Sources :
https://oip.org/analyse/visio-audience-les-droits-des-detenus-malmenes/
