Vous êtes avocat et vous souhaitez savoir s’il est possible de gagner du temps sur votre service client ? Le cœur de votre métier est de conseiller, de défendre et d’accompagner les justiciables. De fait, la relation que vous entretenez avec votre clientèle est un pilier de votre réussite. Mais comment bien communiquer avec son client ? Avoir une relation client trop chronophage peut en effet vous desservir : comment vous occuper de vos dossiers, de la vie de votre cabinet ou comment organiser vos réunions si vous êtes constamment en train de répondre à des mails ? Vous devez à la fois gérer des tâches telles que les notes d’honoraires des actes, la rédaction, la prise de notes, la rédaction des conventions d’honoraires, le dialogue avec les bâtonniers, etc.
Vous trouverez toutes nos astuces pour optimiser votre temps sur votre relation client. Perdez moins de temps sur des tâches qui ne devraient vous prendre qu’une plage horaire limitée. Avocats, comment gagner du temps sur son service client ?
Comment ne pas s’éparpiller grâce aux outils numériques ?
Souvent, le problème réside dans le fait que vous vous éparpillez. Jongler entre plusieurs fenêtres et plusieurs onglets peut être fastidieux. Cela ne vous permettra pas d’être aussi productif et réactif que vous le souhaitez. Le temps, c’est de l’argent. Et, chaque minute gagnée vous est précieuse !
Pensez à faire des dossiers sur votre ordinateur de travail pour centraliser au maximum les informations concernant vos clients (leur fiche contact, leurs informations personnelles, leurs coordonnées, etc). Mettez-les aussi le plus régulièrement possible à jour. D’autant plus si vous en avez un nombre incalculable (ce qui est sans doute le cas pour vous avocat) ! Vous gagnerez ainsi du temps lors de vos appels bilans avec vos clients, ou même pendant vos rendez-vous en présentiel.
Être organisé est en outre un gage de confiance pour votre client, qui verra que vous savez exactement ce que vous faites et que vous n’êtes pas perdu. Rassurer votre client sur la gestion de son dossier vous évitera également de faire face à d’éventuelles remarques acerbes ou critiques de sa part.
- Faites des dossiers sur votre ordinateur de travail pour perdre moins de temps.
- Montrer que vous êtes organisés est un gage de confiance pour vos clients.
Comment communiquer sur votre site web grâce au chat ?
Si vous êtes avocat indépendant ou même associé, vous avez très certainement déjà un site web où votre client trouve toutes les informations nécessaires pour vous contacter, prendre rendez-vous à votre cabinet ou par téléphone. Pensez à exploiter au maximum les capacités de votre site internet. En effet, un site web bien exploité renseigne au mieux vos clients et leur permet de gagner du temps eux aussi de leur côté. Vos informations doivent être bien apparentes. Votre client n’aura pas besoin de scroller toute une page pour trouver par exemple votre numéro de téléphone, votre mail, le numéro ou l’adresse de votre cabinet. Ceci vous fera indirectement gagner du temps car vous n’aurez pas à répondre à des questions par mail, etc.
Vous pouvez par exemple penser à utiliser un chatbot. Mais qu’est-ce qu’un chatbot ?
Le chatbot est un logiciel programmé pour simuler une discussion avec l’utilisateur. Il est conçu pour répondre à ses questions, en délivrant des réponses préenregistrées. Il facilite le passage de l’information et la communication avec l’utilisateur.
En effet, le chatbot fera comprendre à votre client que vous avez du temps à lui consacrer. De votre côté, le chatbot est un excellent moyen pour gagner du temps. Cet outil, programmé, peut répondre à votre place aux questions de l’utilisateur, prospect ou client.
Exemples : Quels sont vos horaires d’ouverture ? Y-a-t-il moyen de prendre rendez-vous en présentiel pour un premier rendez-vous ? Acceptez-vous l’aide juridictionnelle ?
Votre client, grâce au chat, aura l’impression d’être votre priorité numéro 1 et d’être pris en charge immédiatement. La possibilité de vous consulter en visioconférence lui apportera des réponses sans qu’il ait besoin de se déplacer. Par ailleurs, un formulaire simplifié de contact qui permet au client d’être rappelé sur la plage horaire de sa convenance est fortement utile. Pour lui comme pour vous avocat, un formulaire simplifié de contact est un gain de temps irremplaçable.
De plus, souvent, l’avocat est associé à l’image d’une personne froide et inaccessible. Grâce à ces outils de communication, vous pourrez contrer ce cliché en vous rendant disponible et accueillant.
- Penser à intégrer un chat sur votre site internet vous fera gagner du temps.
- Un chatbot améliore votre relation client et vous permet de fidéliser vos prospects.
- Les outils de communication digitaux vous créent une image de marque.
Pourquoi assurer un service client ?
En tant qu’avocat entrepreneur, vous devez fournir un ensemble de services à votre clientèle : un suivi, fidèle et transparent de leur dossier, des réponses à leurs mails ou appels, des solutions à leurs inquiétudes, des informations sur la progression du dossier, etc.
Mais, offrir des services complémentaires qu’est-ce que c’est exactement ? Entre autres, cela consiste à faciliter la vie de vos clients. Vous pouvez par exemple leur offrir les documents dont ils ont besoin sous forme dématérialisée. Ainsi, vous gagnerez du temps et vous ferez même gagner du temps à votre clientèle, qui n’aura pas à se déplacer pour signer un document, etc. Ce fonctionnement est important car il est important de montrer à votre client que vous êtes dans l’ère du numérique. Se créer une image d’avocat connecté et moderne est essentiel.
Offrir des services complémentaires consiste aussi à montrer aux justiciables que votre rôle dépasse celui de votre rôle d’avocat au sein d’un cabinet. Vous pouvez vous montrer utile dans tous les domaines en lien avec le droit. Si vous devenez une source de contacts, si vous montrez que vous connaissez d’autres experts liés à votre domaine d’activité, comme des huissiers, des notaires, vous allez offrir à vos clients un service complémentaire. Montrez à vos clients que vous êtes polyvalents. Ces actions vont vous offrir de la visibilité.
- Mettez vos documents en ligne sous format dématérialisé.
- Offrez à vos clients votre expertise dans d’autres domaines de droit.
Avocats, maintenant vous savez comment gagner du temps sur votre service client. Plusieurs petites astuces vont vous permettre d’économiser votre temps et énergie pour être plus productif et plus performant. Améliorer votre relation client fait partie de votre stratégie car si vous réduisez le temps d’attente de réponse aux messages de vos clients, vous allez leur simplifier la vie. Ce faisant, vous gagnerez du temps car vous obtiendrez plus facilement des recommandations de la part de vos clients.
LE LIVRE BLANC :
« Guide de la relation client »
