Dans le cadre de l’établissement de sa domiciliation professionnelle, il est nécessaire dans certains cas de signer une convention ou un contrat. Mais, quels éléments doivent figurer dans la convention de domiciliation ? Qu’en est-il de la convention de sous-location ? Quelles clauses doivent figurer dans le contrat de domiciliation en centre d’affaires ? Vous trouverez toutes les réponses dans cet article !
Quels sont les éléments de la convention de domiciliation ?
La convention de domiciliation est obligatoire. Elle permet d’encadrer le déroulement de celle-ci durant sa durée de validité. Certains éléments doivent impérativement apparaître tandis que d’autres dépendent de la volonté des parties signataires.
En préambule de la convention, le domiciliant doit indiquer l’adresse des locaux, sa qualité (locataire, propriétaire, …) ainsi que la date d’expiration du bail. La date à laquelle se termine la domiciliation ne peut pas excéder la date d’expiration du bail.
Le domiciliant doit aussi ajouter une description conforme des locaux et des installations présentes dans son cabinet afin d’attester de sa capacité à accueillir un domicilié.
La convention prévoit ensuite les modalités, les obligations des parties, les conditions, les formalités ainsi que le mode de règlement des litiges nés de cette convention de domiciliation.
Les modalités
La domiciliant doit mettre à disposition de l’avocat domicilié plusieurs accès et services :
- Il doit garantir l’accès à un bureau pour travailler et recevoir ses clients d’une durée minimum hebdomadaire de 5 heures.
- Il doit aussi informer l’avocat domicilié de la réception d’un courrier ou d’un appel téléphonique.
D’autres éléments peuvent aussi être incorporés dans la convention, tels que la précision par le domicilié du lieu où il conserve ses dossiers ou encore la prise de dispositions de la part du domicilié auprès des services postaux afin que le domiciliant puisse réceptionner les courriers recommandés.
Les obligations des parties
Le domiciliant peut être tenu à certaines obligations prévues par le barreau auquel il est inscrit. Il est donc préférable de vérifier au cas par cas ces obligations (voir le règlement intérieur de votre barreau).
À titre d’exemple, un avocat domiciliant inscrit au Barreau de Paris s’engage à limiter le nombre de domiciliations par espace mis à disposition afin de respecter une occupation cumulée de 50 heures par semaine. Cela signifie qu’il n’est pas possible de domicilier plus de 10 avocats dans son cabinet. L’avocat doit « communiquer au service de l’exercice professionnel de l’Ordre des avocats de Paris […] à chaque fin d’année civile, la liste des conventions de domiciliation en cours et terminées. »
Par ailleurs, le domiciliant doit prévenir au plus vite les services de l’Ordre de la rupture de la convention, de l’absence ou de la disparition du domicilié.
De son côté, le domicilié s’oblige à informer ces mêmes services de la rupture de la convention et du changement de son adresse professionnelle ou de ses coordonnées téléphoniques et/ou électroniques.
Les conditions
Les conditions renvoient principalement à des points temporels.
En effet, une convention de domiciliation ne peut excéder une durée de 12 mois ni être inférieure à 3 mois. Cependant, il est possible de prolonger une domiciliation, à condition de signer une nouvelle convention. La date d’application de la domiciliation dépendra de sa publication par l’Ordre.
Un délai de préavis d’un mois doit être indiqué dans la convention de domiciliation afin de déterminer quand se termine celle-ci.
Enfin, la principale condition : Le prix, à savoir la somme mensuelle versée par le domicilié en paiement de la domiciliation. Cette somme est fixée librement par le domiciliant et peut prendre en compte ou non certains services supplémentaires. À titre d’exemple, l’accès à la photocopieuse peut être compris dans le prix ou bien être autorisé sous la forme d’une facturation à la copie.
Formalités
La convention doit être signée par le domiciliant et le domicilié en trois exemplaires. Un exemplaire pour le domiciliant, un pour le domicilié et un pour l’Ordre des avocats du barreau dont dépendent les avocats.
La convention, signée, doit être transmise auprès du barreau visé par la domiciliation afin d’être validée. Le domicilié recevra par la suite la confirmation ou non de sa domiciliation.
En cas de litiges
La convention de domiciliation indique également la manière dont seront réglés les litiges, nés de cette même convention. La procédure retenue en générale est celle de l’arbitrage.
Quels sont les éléments de la convention de sous-location ?
Pour l’avocat qui souhaite établir son domicile professionnel dans un cabinet d’avocat, il est possible de sous-louer un bureau de ce même cabinet. Une convention de sous-location est alors obligatoire afin d’encadrer celle-ci. Comme pour la convention de domiciliation certains éléments doivent impérativement apparaître tandis que d’autres dépendent de la volonté des parties signataires.
Quoiqu’il en soit, l’avocat ou la société d’avocats qui la qualité de locataire principal doit indiquer plusieurs éléments en préambule de la convention. Le locataire principal doit en effet préciser s’il occupe les lieux au titre d’un bail commercial, mixte ou professionnel, ainsi que la date d’expiration du bail en question.
Contrairement à la convention de domiciliation, l’autorisation du bailleur principal doit obligatoirement apparaître en préambule de la convention.
Le locataire principal doit aussi préciser la surface totale des locaux dont il dispose. Une copie des plans des locaux sera transmise en annexe de la convention. Par ailleurs, la surface du bureau sous-loué devra aussi être précisée.
Par la suite, la convention elle-même doit prévoir plusieurs éléments tels que les modalités de mise à disposition du bureau sous-loué à l’avocat preneur, le partage de moyens d’exercice, la durée de la convention, les formalités ou encore la manière de régler les litiges nés de cette convention.
Les modalités
Le locataire principal doit indiquer si la mise à disposition du bureau auprès du preneur est à temps complet ou non. Si tel n’est pas le cas, il faudra donner le nombre d’heures durant lesquelles il le sera. La sous-location ne peut toutefois pas être mise en place pour une durée hebdomadaire inférieure à 20 heures.
Il faut également lister les parties communes qui seront accessibles à l’avocat preneur. Cela peut être par exemple l’accueil ; les salles d’attente et de réunion ; la bibliothèque ; les toilettes ; la cuisine ; etc …
Parmi les autres modalités, on retrouve aussi la question du (sous-) loyer. Il faut évidemment inclure dans la convention le montant mensuel en euros que devra verser le preneur au locataire principal pour la sous-location du bureau. Il faut également indiquer la somme fixée au titre du dépôt de garantie. Cette somme sera par ailleurs remise au preneur une fois la sous-location terminée.
Enfin, les dernières modalités concernent davantage l’état des lieux et l’aménagement de ces derniers. En effet, le preneur doit s’engager à rendre le bureau sous-loué en bon état et à ne pas faire de travaux sans le consentement du locataire principal. Il faut aussi prévoir si nécessaire l’autorisation pour le preneur d’accrocher une plaque à l’entrée de l’immeuble (dans le respect des règles de la copropriété et de la déontologie de la profession d’avocat).
Le partage de moyens d’exercice
Il s’agit là de prévoir et délimiter le partage de certaines tâches, utilisations et de certains frais entre l’avocat locataire principal et l’avocat preneur. Cela peut renvoyer par exemple à l’accueil des clients, à l’entretien des locaux, aux frais de téléphonies et de connexion internet, à l’accès au photocopieur voire à la relève des toques lorsque l’un des avocats se rend au tribunal.
La durée
Une convention de sous-location doit être conclue pour une durée d’un an. Toutefois, il est possible de renouveler tacitement chaque année la durée de la convention de sous-location. C’est donc plus souple que pour la convention de domiciliation puisqu’il n’y a pas besoin d’en signer une nouvelle chaque année.
Bien évidemment, la durée de la sous-location ne peut se poursuivre au-delà de l’expiration du bail principal mentionné en préambule de la convention.
S’agissant de la fin de la mise à disposition du bureau sous loué :
- Le preneur peut donner congé à tout moment avec un préavis de 3 mois.
- Le locataire principal peut uniquement résilier la convention de bail qu’au bout de 12 mois. Un préavis de 3 mois doit tout de même être respecté.
Il faut aussi indiquer qu’en cas de défaut de paiement du preneur, la convention peut être résiliée huit jours après qu’une mise en demeure, notifiée à l’adresse des lieux loués et au domicile personnel susmentionné du preneur, soit restée sans réponse.
Formalités
La convention doit être signée par le preneur et le locataire principal en trois exemplaires. Celle-ci sera envoyée à l’Ordre des avocats du barreau auquel est rattaché le preneur dans les 15 jours suivants sa conclusion.
Dès lors qu’un événement viendrait affecter la convention signée, le preneur ou le locataire principal devra en informer l’Ordre des avocats dans un délai de 8 jours.
En cas de litiges
Il faut déterminer la manière dont sera réglé le litige relatif à la convention de sous-location. Deux options peuvent être envisagées :
Soumettre le litige devant la juridiction du Bâtonnier.
Soumettre le litige devant le Centre de Règlement des Litiges Professionnels (arbitrage).
Quelles clauses faut-il inclure dans le contrat avec un centre d’affaires ?
Dans le cas où un avocat souhaiterait se domicilier dans un centre d’affaires, un contrat doit être conclu. Au sein de ce contrat doivent figurer impérativement certaines clauses propres à la domiciliation d’un avocat dans un tel centre. Ces clauses “dérogent à toutes clauses différentes ou contraires du présent contrat et sont réputées impulsives et déterminantes du consentement des parties en ce qu’elles permettent le respect des principes essentiels de la profession d’avocat ” comme le précise l’annexe XIII-C du Règlement intérieur du Barreau de Paris.
L’annexe citée précédemment liste ainsi les clauses à insérer dans le contrat entre l’avocat et le centre d’affaires :
Bureau : le prestataire met à disposition de l’avocat un bureau à temps complet, privatif, exclusif et fermant à clef. Il est permis au prestataire de modifier l’attribution du bureau de l’avocat en lui accordant un délai de préavis d’un mois minimum. Le bureau mis à disposition doit présenter une opacité de l’extérieur suffisante pour assurer le respect du secret professionnel et la confidentialité des travaux effectués au sein du bureau.
Salle d’attente (le cas échéant) : le prestataire garantit que des salles d’attente privatives, ou offrant des conditions de discrétion suffisantes pour les clients, soient disponibles pour l’avocat, afin que ses clients soient reçus dans la plus grande confidentialité.
Salle de réunion (le cas échéant) : la salle de réunion doit garantir le respect du secret professionnel et la confidentialité des échanges.
Services communs (le cas échéant) :
- Imprimantes : le prestataire met à disposition de l’avocat une imprimante sur laquelle les documents ne peuvent être édités qu’en présence de l’avocat après composition d’un code personnel ;
- Serveur informatique : le serveur informatique mis à disposition par le prestataire doit être strictement distinct de celui de l’avocat.
Clauses de déplacement du mobilier et d’accès du Prestataire au bureau :
- Le Prestataire ne pourra effectuer une visite dans le local qu’en la présence de l’avocat concerné, après avoir pris rendez-vous avec ce dernier, hormis pour le ménage et les réparations urgentes ;
- La disposition du bureau ne pourra être modifiée qu’en présence de l’avocat, après que ce dernier en ait été avisé ;
- Le prestataire interdit toute intervention sur le matériel informatique de l’avocat.
Clauses sur la vidéosurveillance : la mise en place de caméras de sécurité au sein du centre d’affaires ne peut qu’être conçue restrictivement, conformément aux exigences de confidentialité et du respect du secret professionnel. L’emplacement précis de chaque caméra de sécurité doit être prévu expressément. Les caméras ne peuvent en aucun cas capter et/ou enregistrer d’images à l’intérieur des espaces à disposition de l’avocat. Les enregistrements ne peuvent être consultés qu’en présence du Bâtonnier ou de son délégué.
Clause d’arbitrage : tout différend né à l’occasion de la présente convention sera soumis au Règlement d’Arbitrage du Centre de Règlement des Litiges Professionnels.
Clauses de résiliation : la faculté de résiliation doit être ouverte aux deux parties au contrat. Le prestataire ne saurait reprendre possession des locaux occupés qu’après l’expiration d’un délai d’un mois suite à la mise en demeure infructueuse, en présence de l’avocat, et à défaut en l’ayant convoqué et en présence du Bâtonnier ou de son délégué.
Conclusion : il est important de garder en tête que la domiciliation, qu’elle soit au sein du cabinet d’un autre avocat ou en centre d’affaires, impose un certain formalisme afin de respecter les règles et le bon exercice de la profession.
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Enfin, si vous disposez d’un cabinet d’avocat et souhaitez accueillir un avocat domicilié, voici les éléments à prendre en compte avant de se lancer : Comment accueillir un avocat domicilié dans votre cabinet ?
Sources :
https://codedeonto.avocatparis.org/media/com_deonto/ribps/ribp_5/RIBP.pdf
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