La gestion des absences injustifiées est un véritable tourment pour vous en tant qu’employeur ? Cependant, vous n’avez pas le droit d’appliquer une sanction dès les premières heures d’absence de votre employé. En principe, un délai de 48 heures lui est accordé pour lui donner la chance de s’expliquer. Après tout, les raisons d’une absence subite ne dépendent pas forcément de la volonté du travailleur. Par ailleurs, tant que le salarié ne spécifie pas clairement sa volonté de mettre fin au contrat de travail, son absence ne peut pas être considérée comme une démission. En revanche, l’employeur peut lancer une mise en demeure pour rappeler les obligations de son employé. Une deuxième mise en demeure pour absence injustifiée peut même être nécessaire si le travailleur ne réagit pas à la première. Pour plus de précisions, il est recommandé de consulter un avocat en droit du travail.

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Comment définir une absence injustifiée ?

Par définition, une absence injustifiée a lieu lorsque le salarié ne répond pas présent à son poste aux heures auxquelles il est censé travailler, d’autant plus s’il n’a pas été autorisé à s’absenter. L’absence d’un employé n’est donc valable que si l’employeur est averti par avance et autorise le congé. Autrement, le salarié s’expose à une sanction disciplinaire.

Seuls les motifs figurant dans la liste suivante sont considérés comme légitimes :

  • Arrêt maladie ;
  • Congés payés ou RTT (accordés par la direction) ;
  • Congé légal (pour participer à un évènement familial) ;
  • Autres types de congés autorisés par l’employeur (assistance à un enfant malade, congé sabbatique, congé sans solde, congé pour transition professionnelle…).

À retenir : toute absence au travail nécessite l’avertissement et l’accord préalable de l’employeur. Si l’absence est due à une raison médicale ou autre raison particulière, l’employé dispose de 48 heures pour justifier son absence. Ce délai varie selon les conventions collectives établies. Par ailleurs, si le salarié justifie son absence dans le délai accordé, il ne subira pas de sanction.

Quelles sont les sanctions applicables pour une absence injustifiée ?

Avant de procéder à une sanction disciplinaire, il est conseillé de commencer les démarches par une mise en demeure. L’employeur peut adresser une lettre de mise en demeure si le salarié ne se présente toujours pas à son poste au bout de 3 jours. Ce délai répond au droit de l’employé de se justifier dans les 48 heures après son absence.

Dans la mesure où le salarié ne manifeste toujours pas sa présence après la mise en demeure, l’employeur peut passer à une sanction disciplinaire. La liste des mesures applicables est détaillée comme suit :

  • Niveau 1 : avertissement ou blâme ;
  • Niveau 2 : mise à pied ;
  • Niveau 3 : mutation ;
  • Niveau 4 : rétrogradation ;
  • Niveau 5 : licenciement.

Bon à savoir : le licenciement immédiat est applicable au bout de 4 jours d’absence injustifiée, ce comportement étant considéré comme une faute grave.

Par ailleurs, il convient de noter que les jours d’absence injustifiée ne sont pas rémunérés.

Comment formuler une mise en demeure pour absence injustifiée ?

Une mise en demeure est une lettre recommandée avec accusé de réception que l’employeur adresse au salarié. Cette lettre constitue une demande de justification et exige que l’employé reprenne son poste au risque de faire face à des conséquences juridiques.

Il est à noter que la lettre de mise en demeure est principalement destinée à demander des explications à l’employé. Si elle prend le ton d’un blâme ou d’un avertissement, cela peut signifier qu’il s’agit déjà d’une sanction disciplinaire. Ainsi, l’employeur n’est plus autorisé à appliquer une autre sanction sur l’absence injustifiée. Cela répond au principe de non double sanction.

Dans le cas où le salarié ne réagit pas après réception de la lettre (au bout de 4 à 5 jours), l’employeur peut adresser une deuxième mise en demeure.

Nos conseils :
Avant d’envoyer une mise en demeure, il est préférable d’essayer de contacter le travailleur absent par téléphone pour avoir de ses nouvelles. Ainsi, l’employeur peut lui rappeler qu’il a le devoir de fournir un justificatif.

Voici un modèle de lettre de mise en demeure pour absence injustifiée que vous pouvez utiliser comme référence. Télécharger le PDF

À quoi s’attendre après une deuxième mise en demeure pour absence injustifiée ?

La réception d’une deuxième mise en demeure doit alerter sérieusement l’employé absent. Dans ce courrier, l’employeur précisera bien que le salarié s’expose à une sanction disciplinaire.

En introduction, l’employeur peut faire un rappel des obligations de l’employé en cas d’absence. Par la suite, il soulignera la non-réaction du salarié suite à l’envoi de la première lettre de mise en demeure. Ainsi, il pourra introduire les raisons ainsi que les conséquences probables de la deuxième mise en demeure. Cette partie peut être formulée comme suit :

« N’ayant reçu aucune information de votre part concernant les raisons de votre absence, nous vous adressons une seconde et dernière mise en demeure de reprendre votre travail immédiatement votre travail ou de nous fournir les justificatifs précis de votre absence dès la réception de la présente lettre. Autrement, nous serions obligés d’appliquer, à votre encontre, les mesures qui s’imposent et notamment d’entamer une procédure disciplinaire. »

En conclusion, un employé a l’obligation d’informer son employeur s’il envisage un congé. Une absence imprévue ou involontaire doit être justifiée dans le délai prévu par la convention collective ou le règlement intérieur de l’entreprise. Si le salarié ne se manifeste pas au bout du délai octroyé, l’employeur est en droit d’appliquer les mesures qu’il jugera nécessaires. Pour être sûr des démarches à entreprendre, il est préférable de recourir aux conseils d’un avocat spécialisé en droit du travail.