La convocation à un entretien préalable est une étape incontournable de toute procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire que l’employeur engage à l’encontre d’un salarié. Selon le Code du travail, cette démarche est obligatoire et doit suivre des formalités strictes et bien précises. Si vous envisagez de convoquer un salarié à un entretien préalable, vous devez vous conformer aux normes en vigueur en termes de contenu, de délai d’envoi ou encore de mode de transmission. Il est cependant plus sûr de se faire assister par un avocat spécialisé en droit du travail pour ne commettre aucune erreur qui pourrait amener à un litige. Informez-vous alors sur toutes les facettes d’une convocation à un entretien préalable.
Alt="Convocation à un entretien préalable : les 5 points essentiels"

La convocation à un entretien préalable au licenciement ou à une sanction disciplinaire : définition et formalités

Lorsqu’un employeur souhaite licencier un salarié pour motif personnel ou le sanctionner, il est tenu de le convoquer à un entretien préalable. Il s’agit d’une rencontre entre les deux parties durant laquelle les motifs ou les faits reprochés ayant amené au licenciement ou à la sanction disciplinaire sont relatés. Pour avertir le salarié et le convier à assister à cet entretien, l’employeur peut procéder de deux manières différentes :

  • Envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : dans ce cas, il devra bien faire attention à ce que l’adresse soit exacte au risque de rendre la procédure irrégulière. En revanche, si le salarié a changé de domicile sans avoir prévenu son employeur, la procédure reste valable.
  • Remettre la lettre en main propre : si l’employeur choisit cette méthode, il est conseillé d’exiger une décharge signée et datée par le salarié afin d’assurer le bon déroulement de la procédure.

Délai d’envoi de la convocation à un entretien préalable

Qu’il s’agisse d’une convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire ou à un licenciement pour motif personnel, l’employeur dispose de deux mois pour l’envoyer au salarié. Ce délai est compté à partir du jour où il prend connaissance du comportement litigieux ayant enclenché le procès. Une fois ce délai écoulé, le salarié pourra entamer une contestation pour irrégularité de la procédure.
Note importante :
La convocation doit être écrite. Une notification orale est donc invalide.

La convocation à un entretien préalable de licenciement pour inaptitude

Le licenciement peut avoir pour cause l’inaptitude du salarié à exercer son poste, notamment une maladie constatée par le médecin du travail. Dans ce cas, la procédure passe toujours par une convocation à un entretien préalable. Toutefois, entre la déclaration d’un salarié comme étant inapte après la visite médicale et l’engagement de la procédure, un autre délai de 15 jours peut être octroyé au médecin afin qu’il puisse réaliser un deuxième examen. Par ailleurs, en cas d’arrêt maladie en cours de procédure de licenciement pour inaptitude, l’entretien peut être reporté au moins 5 jours ouvrables après l’ancienne date. Dans cette situation, une autre convocation est envoyée au salarié pour le notifier du changement.
À savoir :
Notez qu’un arrêt maladie n’empêche pas la poursuite de la procédure de licenciement.

La lettre de convocation à un entretien préalable

Dans une procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire, la lettre à envoyer au salarié respecte aussi des conditions de fond. Ainsi, dans un modèle de convocation à un entretien préalable au licenciement ou à une sanction figurent obligatoirement les éléments ci-après :

  • La date et l’heure de l’entretien : fixées librement par l’employeur (pendant ou en dehors du temps de travail).
  • Le lieu de l’entretien : qui doit impérativement être le lieu de travail ou le siège social de la société. Dans le cas échéant, l’employeur devra disposer d’un motif légitime qui justifie le changement de lieu.
  • L’objet de l’entretien : les motifs de l’entretien et les faits reprochés au salarié.
  • Les droits du salarié : possibilité d’assistance d’une personne de son choix, appartenant à l’entreprise ou pas. Dans le cas où il choisit un conseiller extérieur, il devra indiquer les coordonnées de ce dernier.

Bon à savoir :
Le salarié peut choisir une personne qui pourra l’assister parmi une liste départementale mise à sa disposition, notamment en l’absence de représentants du personnel.

L’étape à suivre après la convocation à un entretien préalable au licenciement

Au moins 5 jours ouvrables après la réception de la convocation à un entretien préalable, l’entretien en question peut avoir lieu. Après un délai de 2 jours minimum à la suite de la rencontre, la décision de l’employeur devra parvenir au salarié par LRAR. Elle prendra effet dès que ce dernier en a connaissance.
En somme, la convocation à un entretien préalable à sanction pouvant aller jusqu’au licenciement doit respecter des formalités et des conditions précisées dans le Code du travail. Tout acte non conforme à la loi peut causer préjudice au salarié. Par conséquent, cette irrégularité de procédure donne droit à des réparations au profit de celui-ci. Il est alors recommandé de suivre la bonne démarche que ce soit en forme ou en fond ou alors faire appel à un professionnel du droit de travail.